“Il tempo è denaro.” Quante volte hai sentito ripetere questa frase? Eppure, se ci rifletti attentamente, non è proprio così. Il tempo non lo possiamo accumulare, ma ogni giorno siamo obbligati a spenderlo tutto. È come se a mezzanotte qualcuno versasse sul tuo conto 86400€ e tu fossi costretto ad utilizzarli tutti entro la mezzanotte successiva. Come li useresti? Scommetto che ci penseresti due volte prima di sprecarli. Ecco, in pratica ad ogni scoccare di mezzanotte ci vengono regalati 86400 nuovi secondi di vita. Ma perché spesso non riusciamo a gestire il tempo con la stessa attenzione che impieghiamo con i soldi? Semplice: il tempo è gratis e, come tutto ciò che è gratis, tendiamo a non fare mai abbastanza attenzione a usarlo bene e non sprecarlo.
L’unica cosa che ci appartiene è il tempo.
– Seneca
Il tempo però è molto più prezioso del denaro, perché è l’unica cosa che ci appartiene davvero. Nel momento in cui scegliamo consapevolmente come usarlo, senza farci trascinare da esso, allora diventiamo padroni della nostra vita. Quindi, cosa aspetti? Prendi in mano la gestione del tuo tempo, non lasciare che siano le circostanze a decidere per te!
Step 1: Come stai gestendo il tuo tempo?
Iniziamo da qualche semplice domanda:
- Sei soddisfatto di come hai impiegato il tuo tempo oggi?
- Nella tua giornata ideale, ma pur sempre reale, gestiresti il tuo tempo allo stesso modo di come stai facendo ora?
- Pensi di star sprecando il tuo tempo?
- È questo ciò che vuoi essere?
- Con chi passi il tuo tempo?
- Cosa avrebbe reso la tua giornata migliore?
Sembra sempre che il tempo sfugga tra le dita, che non ce ne sia mai abbastanza per fare tutto ciò che vorremmo. “Tempus fugit”, dicevano i latini. Tuttavia, non è vero che il tempo non c’è. Di tempo ce n’è in abbondanza: siamo noi a sprecarlo.
Non è vero che abbiamo poco tempo: la verità è che ne perdiamo molto.
– Seneca
La prima cosa da fare è quindi monitorare il modo in cui utilizzi il tempo durante la settimana. Inizia segnandoti le varie attività che svolgi e quanto tempo dedichi ad ognuna di esse. Fatto ciò, vediamo ora alcuni strumenti utili per riorganizzare al meglio le proprie priorità.
Step 2: Stabilire le priorità
In genere, l’errore più comune nella gestione del tempo è concentrarsi sull’ultima cosa da fare o sulla più urgente, senza identificare le priorità.
Per fare ordine, stabilire le priorità e focalizzare le proprie energie su ciò che ha davvero valore per te, uno strumento utile è la matrice di Covey, anche detta Eisenhower box per una famosa frase pronunciata proprio dal Presidente degli Stati Uniti.
Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.
– Dwight D. Eisenhower
Questa matrice presenta due assi, uno per l’urgenza e l’altro per l’importanza, che intrecciandosi tra loro danno vita a quattro quadranti.
Inizia quindi con il distinguere le cose urgenti, che quindi hanno oggettivamente la precedenza, da quelle importanti, che invece hanno un valore soggettivo: fai subito le prime e pianifica quando portare a termine le seconde. Ciò vale per qualsiasi cosa, che sia esercizio fisico, scrivere articoli, studiare, impostare strategie a lungo termine per il business, e così via. Per tutte quelle cose che invece sono urgenti ma non importanti, come prenotare un treno o rispondere ad alcune mail, impara a delegare. Infine, elimina o procrastina tutto ciò che è superficiale o distraente, come guardare la televisione, controllare i social media, e così via.
Step 3: Prenditi un po’ di tempo per te
Avere tempo per sé è fondamentale, ma lo è ancora di più usarlo “bene”. Prenditi sempre del tempo di qualità da trascorrere facendo attività che fanno bene alla tua mente e al tuo buon umore. Il mio consiglio è quello di trascorrere alcuni momenti nella natura, meglio se facendo attività fisica: la natura è carburante per la nostra mente e diversi studi lo dimostrano. Uno dei più recenti dell’University of British Columbia ha dimostrato che entrare in contatto con la natura può aiutare a farci stare meglio e a migliorare il nostro umore persino durante i periodi di stress.
Step 4: Impara a dire “NO”
Ricorda che a definirti non sono solo le cose fai e che sei, ma anche quelle che scegli di non fare e di non essere. Spesso è più importante, oltre che molto più difficile, saper dire dei “No”, piuttosto che dei “Sì”.
- Secondo il principio di Pareto, il 20% delle cause porta l’80% degli effetti. Ne deriva che la maggior parte degli effetti sia dovuta ad un numero limitato di cause. Rifletti: qual è il 20% delle tue cause che ti permette di ottenere l’80% dei tuoi effetti? Il segreto non è dire “Sì” a tutto, ma solo a quel 20%.
- Usa il metodo Warren Buffet: scrivi i 25 obiettivi più importanti da realizzare nella tua vita. Evidenzia ora i 5 obiettivi, tra quelli che hai scritto, che per te sono davvero importanti. Bene: quello che devi fare d’ora in poi è concentrarti su questi e dire “No” a tutti gli altri.
Step 5: Fai delle pause
Quando non hai tempo, prenditi tempo. Una strategia pratica fondamentale per la gestione dei tuoi tempi vuoti è capire come usare al meglio le pause. Spesso siamo così concentrati sulla produttività da non dare abbastanza importanza ai momenti di tranquillità.
Le pause sono necessarie: ti permettono di rifocillare le tue energie per essere più lucido e produttivo nei tempi dedicati a compiti impegnativi. L’attenzione, la concentrazione e la forza di volontà sono infatti risorse limitate, che necessitano di pause per essere ricaricate. Più usi queste funzioni cosiddette “superiori”, più logori il funzionamento della corteccia prefrontale dove risiedono.
Per non continuare a sovraccaricare questa parte strategica del cervello e godere delle pause dando loro il giusto valore, devi cercare le giuste azioni. Ad esempio, leggere le mail e stare sui social sono attività che, nonostante possano distrarti, richiedono comunque un minimo livello di attenzione e concentrazione. Al contrario, ci sono alcune attività che consentono una pausa efficace, funzionale e rigenerante, ma soprattutto di valore. Prime fra tutte, il rilassamento e la meditazione. Come fare? Puoi provare con respiri lenti e profondi per qualche minuto, oppure mettendoti in ascolto del tuo corpo, delle sensazioni che senti partendo dai piedi e arrivando alla nuca, oppure ancora puoi osservare quello che ti circonda senza giudizio o in cerca di informazioni, ma lasciandoti cullare dai rumori e dai suoni, sempre mantenendo un respiro lento e profondo. Queste pratiche ti consentono di rilasciare le tensioni fisiche ed emotive, di sentirti di buon umore, di abbassare la produzione degli ormoni legati allo stress e di recuperare le tue energie. Ricorda: il momento per rilassarti è quando pensi di non avere tempo per farlo!
E allora, il punto non è quanto tempo dedichi alle diverse attività, ma la qualità dell’energia che investi! È importante investire le forze su qualcosa che sia in linea con i tuoi valori e con la direzione che vuoi dare alla tua vita. Cosa avrebbe reso la tua giornata migliore e più in linea con i tuoi valori ed obiettivi? Rispondendo a questa domanda con sincerità e agendo di conseguenza, non puoi sbagliare.
